3.5 Bedrijfsvoering

De jaarrekening 2024 is door onze accountant, PWC, gecontroleerd. Bij de jaarrekening is een goedkeurende controleverklaring verstrekt door onze accountant.

In 2024 is door de accountant € 135.821 in rekening gebracht. Voor dit bedrag heeft de accountant een interim- en een eindejaarscontrole uitgevoerd. Overigens betreft een belangrijk deel van deze kosten nog de afrekening van de controle 2023 door onze vorige accountant. Op grond van de bestendige gedragslijn worden accountantsfacturen verwerkt in het jaar van ontvangst.
Naar aanleiding van beide controles is/ wordt een rapportage uitgebracht, een managementletter en een accountantsrapport. De accountant heeft op 29 november 2023 een toelichting gegeven in de auditcommissie naar aanleiding van de managementletter 2024.
Het accountantsverslag is als bijlage bij deze jaarstukken verzonden.

Rekenkamer
De uitkomsten naar het onderzoek van de klachtbehandeling (zie ook de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken 2023) zijn door de Rekenkamer in april 2024 gepresenteerd en de raad heeft de aanbevelingen uit dat onderzoek overgenomen.
Verder heeft de rekenkamer meegedaan aan een zogenaamd 'doe mee' onderzoek over de energiebesparingsplicht samen met 100 andere gemeenten. De aanbevelingen daaruit zijn in de raadsvergadering van 13 februari 2025 vastgesteld. Ook is een onderzoek uitgevoerd naar het subsidieproces. De uitkomst daarvan wordt in 2025 aan de raad voorgelegd.

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex. 213 a Gemeentewet)
In de 2e bestuursrapportage 2024 zijn we ingegaan op onderzoeken in het kader van artikel 213a gemeentewet (doelmatigheid en doeltreffenheid). Daar hebben wij aangegeven  dat de doelmatigheid van het groenonderhoud via De Meerlanden onderdeel was van het traject van de evaluatie van de samenwerking met De Meerlanden. Over de uitkomsten daarvan bent u apart geïnformeerd.
Verder is ook het mantelzorgbeleid onderwerp van het doelmatigheidsonderzoek. Hiervoor is gelijktijdig opgetrokken met de beleidsevaluatie van het mantelzorgbeleid. In tegenstelling tot datgene wat in de 2e bestuursrapportage 2024 is gemeld kwamen de uitkomsten niet in het 4e kwartaal 2024, maar worden deze in het 2e kwartaal 2025 door het college behandeld. Over de uitkomsten wordt u daarna geïnformeerd.

Rechtmatigheid
In onderstaande tabel is de tabel met de analyse van de begrotingsrechtmatigheid opgenomen:

Voor wat betreft de overschrijding van de lasten per programma met € 0,6 miljoen.
Dit betreft een overschrijding op de programma’s 1, 3, 7 en 8.

Voor wat betreft de overschrijding van investeringsbudgetten (kredieten) met € 0,1 miljoen.
Dit betreft de herijking van het aandelenkapitaal in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst met De Meerlanden die bij de herfinanciering is afgesproken. Jaarlijks vindt een herijking plaats van het aandelenkapitaal op basis van het aantal huishoudens in de gemeente. In het verleden werd dit (grotendeels) gecompenseerd door de uitkering van het dividend. Over 2023 is geen dividend uitgekeerd als gevolg van een wijziging van de indexatiesystematiek. Daardoor werd de aandelentransactie zichtbaar. In die zin is er alleen sprake van een vermogensmutatie aangezien op de aandelen niet wordt afgeschreven en is in dat opzicht geen inbreuk geweest op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het aanvragen van een krediet is in dat opzicht naar de mening van het college ook niet van toepassing aangezien er geen sprake is van kapitaallasten. Aanvullende maatregelen om dit te voorkomen zijn niet noodzakelijk.

Voor wat betreft de diensten die ten onrechten niet Europees zijn aanbesteed voor een totaal bedrag van € 0,6 miljoen
Dit betreft diensten op gebied van contractbeheer en toezicht met betrekking tot het onderhoud van de openbare ruimte. Bij het vormen van de kernorganisatie zijn deze werkzaamheden overgekomen vanuit de AA organisatie. Getracht is deze werkzaamheden met eigen personeel in te vullen maar dat is niet gelukt. Met oog op de toekomststrategie voor wat betreft het onderhoud van de openbare ruimte zijn deze werkzaamheden meervoudig onderhands aanbesteed. Dit zou de gemeente Aalsmeer de tijd geven om inzicht te krijgen in de marktverhoudingen om een goede afweging te kunnen maken. Omdat het areaal niet op orde was en een aanbesteding binnen de AA organisatie niet de benodigde informatie opleverde was het college genoodzaakt deze opdracht te continueren. In 2025 vindt een afweging plaats of de deze opdracht voor langere tijd in de markt gaan zetten of dat we alsnog mensen hiervoor in dienst willen nemen. Daarom is in het bedrag voor onrechtmatigheid ook rekening gehouden met de in 2025 voortdurende onrechtmatigheid.

Om dit soort problemen met inhuur naar de toekomst te voorkomen gaan we beoordelen in hoeverre het wenselijk is voor Aalsmeer en de Kernorganisatie Aalsmeer een zogenaamd Dynamisch Aankoop Systeem in te richten.

Daarnaast hebben wij geconstateerd dat het budgetbeheer voor verbetering vatbaar is om dit soort problemen eerder te constateren. Hier zijn ook organisatorisch maatregelen voor genomen om meer zicht te houden op lopende opdrachten en hun opdrachtwaarde.