Inleiding
Het BBV schrijft voor dat de overhead op een apart programma wordt begroot en verantwoord en ook in een apart overzicht met de lasten en baten wordt opgenomen. De andere programma’s bevatten daarmee alleen de lasten en baten van het primaire proces. Dat wil zeggen alleen die onderdelen van de bedrijfsvoering die alleen c.q. direct voor de uitvoering van de desbetreffende taken en activiteiten worden ingezet.
Vanwege een uniforme verantwoording door alle gemeenten is een eenduidige afbakening van belang van enerzijds de kosten die verband houden met het primaire proces en anderzijds de kosten die gerekend worden tot de overhead. De regelgeving geeft een uitvoerige en gedetailleerde omschrijving van wat er valt onder het taakveld “0.4 Ondersteuning”. Samengevat gaat het bij overhead om de volgende zaken:
a. leidinggevenden en managementondersteuning in het primair proces
b. de financiële functie
c. P&O/HRM
d. de inkoopfunctie
e. de communicatiefunctie
f. juridische zaken
g. ICT
h. bestuurszaken en bestuursondersteuning
i. facilitaire zaken en huisvesting (incl. post en archief)
In de uitwerking van toerekening van overhead is in onze financiële verordening opgenomen deze te bepalen als percentage van de directe ambtelijke capaciteitsinzet. Als generieke sleutel komt de ambtelijke capaciteit het meest in aanmerking, aangezien er een significante correlatie is tussen de omvang van de directe ambtelijke capaciteit en de omvang van de (ondersteunende) overhead. Ten slotte sluit deze keuze het meeste aan bij de techniek die het CBS op macroniveau hanteert. Het percentage wordt op begrotingsbasis berekend en gedurende het jaar niet aangepast.
Er vindt toerekening van overhead plaats naar de grondexploitaties. Ook bij het bepalen van kostendekkendheid van lokale heffingen wordt extracomptabel overhead toegerekend.
Om dat te kunnen doen worden de netto-overheadkosten uitgedrukt in een percentage van de totale directe ambtelijke capaciteitsinzet. Dit leidt tot een overheadpercentage van afgerond 70% conform de volgende berekening:
Saldo taakveld Overhead (0.4) | € 11,730 miljoen (a) |
|---|---|
Totale (netto toegerekende) overheadkosten | € 13,392 miljoen (b) |
Opslagpercentage: | 88% (a/b) |
Zoals al enige tijd gebruikelijk moeten gemeenten de effecten van beleid toelichten door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. De vijf indicatoren op het gebied van Bestuur en Organisatie: Formatie, Bezetting, Apparaatskosten, Externe inhuur en Overheadkosten vindt u terug in bijlage 5 van deze jaarstukken.