Verantwoording over beleidsvoornemens WOO
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2024 heeft de AA-organisatie 92 Woo-verzoeken behandeld, waarvan 15 voor Aalsmeer. Dat zijn er in absolute aantallen iets meer dan in 2023. De verzoeken blijven toenemen in omvang en complexiteit.
In 2025 trekken we de lijn van het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken door. Via een rapportage wordt jaarlijks in beeld gebracht waar het Woo-proces kan worden geoptimaliseerd.
Actieve openbaarmaking
Belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien informatiecategorieën, waarvan er 11 relevant zijn voor de gemeente. Deze verplichting wordt gefaseerd ingevoerd (bij Koninklijk Besluit). Die fasering geeft overheidsorganisaties de tijd om zich voor te bereiden op deze nieuwe verplichting. De verplichte openbaarmaking van de eerste vijf categorieën is per 1 november 2024 ingegaan. Door tijdige anticipatie voldoet de gemeente aan deze norm. In dat kader loopt de gemeente ook voor op het voldoen aan de volgende drie verplichte categorieën per 1 juli 2025. Door het publiceren van de categorie Klachtoordelen per 1 januari 2025, wordt al voldaan aan een van de categorieën die later pas verplicht wordt gesteld.
De volgende categorieën maakt de gemeente inmiddels al actief openbaar:
- besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften;
- overige besluiten van algemene strekking;
- beleidsregels;
- bereikbaarheidsgegevens;
- vergaderstukken en verslagen van de raad;
- agenda’s en besluitenlijsten van het bestuur;
- vergaderstukken en verslagen van het bestuur;
- Woo-verzoeken en -besluiten;
- schriftelijke oordelen n.a.v. klachtenprocedures over gedragingen van de organisatie.
Openbaarmaking vindt landelijk plaats op een zogenoemde verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. Sinds juni 2023 is de gemeente aangesloten op deze ‘Woo-index’ en is de redactierol belegd.
Informatiehuishouding
Er is een beleid Formele en informele informatie ontwikkeld. Met dit beleid geven we binnen het kader van de Woo, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Archiefwet uitwerking aan de verplichting om relevante informatie te archiveren. Het beleid geeft de organisatie uitgangspunten en handvatten wat formele en informele informatie is en op welke wijze we deze archiveren.
In de weg naar een adequate informatiehuishouding maakt ook de overgang van netwerkschijf naar Teams het werken in relatie tot de Woo makkelijker, simpeler en het zoeken sneller. De realisatie van deze verandering van het digitaal samenwerken in documenten en dossiers vraagt om richtlijnen en instructies toegespitst op werkzaamheden en ingerichte werkprocessen om de informatie adequater en Woo-proof te maken, waarbij de informatieveiligheid gewaarborgd blijft. Het programmateam heeft ook in 2024 samengewerkt met de vakafdelingen om de organisatie ook vanuit deze invalshoek verder te ondersteunen in het Woo-proof werken en blijvend te kunnen sturen op correcte en complete dossiervorming.
In 2023 is een start gemaakt met het implementeren van de selectielijst e-mailarchivering. Dit is in 2024 uitgewerkt. Zo is de gemeente aangesloten op de selectielijst e-mailarchivering van de VNG.